Privaatheidsbeleid vir die Akademia-werkgewerhandelsmerk en -werwing

Datum van publikasie: 07-06-2024

Ons by Akademia bestuur ons werkgewerhandelsmerk- en werwing-proses via ons loopbaanwerf (die “Loopbaanwerf”), en via ’n verwante aansoekervolgstelsel.

In hierdie privaatheidsbeleid verduidelik ons hoe ons jou persoonlike data verwerk in die volgende situasies:

1. Jy besoek ons Loopbaanwerf (jy as “Besoeker”)
2. Jy skakel met ons via ons Loopbaanwerf om ’n profiel by ons te skep en inligting te ontvang oor huidige of toekomstige vakatures by ons (jy as “Verbindende Kandidaat”)
3. Jy doen aansoek vir ’n pos by ons, via ons Loopbaanwerf of ’n derdepartydiens (jy as “Aansoekende Kandidaat”)
4. Ons versamel inligting oor jou van ander partye, werwe en dienste, aangesien ons glo dat jou profiel van belang is vir ons huidige of toekomstige vakatures (jy as “Verkrygde Kandidaat”)
5. Ons ontvang inligting oor jou van ons werknemers of vennote, aangesien hulle glo dat jou profiel van belang is vir ons huidige of toekomstige vakatures (jy as “Verwysde Kandidaat”)
6. Ons ontvang inligting oor jou van ’n Kandidaat wat jou as hul verwysing lys (jy as “Verwysing”).

Hierdie privaatheidsbeleid beskryf ook watter regte jy het wanneer ons jou persoonlike data verwerk, en hoe jy daardie regte kan uitoefen.

Wanneer ons die term “Kandidaat” in hierdie privaatheidsbeleid gebruik, verwys ons na Verbindende Kandidate, Aansoekende Kandidate, Gevonde Kandidate, of Verwysde Kandidate, tensy anders vermeld.

1. Meer oor die verwerking van persoonlike data

Persoonlike data is alle inligting wat direk of indirek gekoppel kan word aan ’n lewende, fisiese persoon. Voorbeelde van persoonlike data is: naam, e-posadres, foonnommer en IP-adres. Verwerking van persoonlike data is enige outomatiese gebruik van persoonlike data - bv. versameling, skepping, ontleding, deling en verwydering van persoonlike data.

Daar is wette en regulasies oor hoe maatskappye persoonlike data mag verwerk, sogenaamde databeskermingswette. Verskillende databeskermingswette geld vir verskillende soorte gebruik van persoonlike data, en in verskillende dele van die wêreld. ’n Voorbeeld van ’n databeskermingswet wat relevant is vir ons gebruik van jou persoonlike data, soos beskryf in hierdie privaatheidsbeleid, is die EU Databeskermingsregulasie (2016/679, “GDPR”).

Meeste verpligtinge ingevolge die GDPR geld vir die sogenaamde databeheerder. ’n Databeheerder is die entiteit wat besluit vir watter doeleindes persoonlike data verwerk sal word, en hoe die verwerking uitgevoer sal word. Die databeheerder kan ’n sogenaamde dataverwerker gebruik. ’n Dataverwerker is ’n entiteit wat slegs persoonlike data mag verwerk soos deur die databeheerder toegelaat, en mag die persoonlike data nie vir eie doeleindes gebruik nie.

Ons is die databeheerder wanneer ons jou persoonlike data verwerk soos dit in hierdie privaatheidsbeleid beskryf word.

2. Watter persoonlike data verwerk ons?

Alle individue

• Toestelinligting – As jy ons Loopbaanwerf besoek, sal ons inligting oor jou toestel versamel, bv. IP-adres, blaaiertipe en -weergawe, sessiegedrag, verkeersbron, skermresolusie, voorkeurtaal, geografiese ligging, bedryfstelsel en toestelinstellings/gebruik.
• Tegniese en statistiese data – As jy ons Loopbaanwerf besoek, sal ons tegniese en statistiese data versamel oor jou gebruik van die werf, bv. inligting oor watter URL’e jy besoek en jou aktiwiteit op die werf.
• Kommunikasiedata – Ons sal jou kommunikasie met ons versamel en stoor, insluitend die inligting wat jy in die kommunikasie verskaf het. Dit kan die volgende insluit: die inhoud van e-posse, video-opnames, boodskappe op sosiale media, die inligting wat jy by jou rekening by ons voeg, opnames, ens.
• Kontakinligting – Byvoorbeeld jou naam, e-posadres, foonnommer en fisiese adres.

Kandidate

• Data uit onderhoude, evaluerings en ander inligting uit die werwingsproses – Byvoorbeeld notas van onderhoude met jou, evaluerings en toetse wat gedoen is, salarisvereistes.
• Inligting in jou aansoek – Byvoorbeeld jou CV/résumé, dekbrief, werkvoorbeelde, verwysings, aanbevelingsbriewe en opleiding.
• Inligting in jou openbare profiel – Dit beteken die inligting wat ons oor jou versamel uit openbare bronne wat verband hou met jou professionele ervaring, bv. LinkedIn of die webwerf van jou huidige werkgewer.
• Inligting verskaf deur verwysings – Dit beteken die inligting wat ons ontvang van ons werknemers of vennote wat jou na ons verwys, of deur die persone wat jy as jou verwysings gelys het.

3. Waar kry ons jou persoonlike data vandaan?

Alle individue

• Van die Loopbaanwerf. As jy ons Loopbaanwerf besoek, versamel ons tegniese en statistiese inligting oor hoe jy die Loopbaanwerf gebruik, en inligting vanaf jou toestel.
• Direk van jou af. Die meeste van die inligting wat ons oor jou verwerk, ontvang ons direk van jou, byvoorbeeld wanneer jy vir ’n pos by ons aansoek doen of ons kontak. Jy kan altyd besluit om sekere inligting nie aan ons te verskaf nie. Sekere persoonlike data is egter nodig sodat ons jou aansoek kan verwerk of die inligting wat jou van ons versoek, kan verskaf.

Verwysings

• Van die persoon vir wie jy ’n verwysing is. Indien ’n Kandidaat jou as hul verwysing lys, sal ons jou kontakinligting van die kandidaat versamel om jou te kan kontak.

Kandidate

• Uit openbare bronne. Ons mag persoonlike data oor jou versamel uit openbare bronne, bv. LinkedIn of die webwerf van jou huidige werkgewer.
• Van ons verwysings. Ons kan inligting oor jou ontvang van ons werknemers of vennote (bv. werwingsdiensverskaffers) wanneer hulle meen dat jou profiel van belang is vir ons huidige of toekomstige vakatures.
• Van jou verwysings. As jy verwysings aan ons verskaf, mag ons inligting oor jou van hulle versamel.
• Data wat ons self of in samewerking met jou skep. Inligting oor jou aansoek en profiel word gewoonlik deur ons (of deur ons in samewerking met jou) tydens die werwingsproses geskep. Dit kan byvoorbeeld notas van onderhoude met jou, evaluerings en toetse insluit.

4. Vir watter doeleindes verwerk ons jou persoonlike data?

Om ons regte, belange en die belange van ander te beskerm en af te dwing, byvoorbeeld in verband met regseise.

Geaffekteerde individue: Die individu(e) wat deur die regskwessie geraak word – dit kan persone uit alle kategorieë van individue wat hier bo gelys word, insluit.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Al die kategorieë van persoonlike data wat hier bo gelys word, kan vir hierdie doel gebruik word.

Deel jou persoonlike data met ander ontvangers, vir die doeleindes genoem in afdeling 5 hier onder.

Geaffekteerde individue: Wissel afhangende van die doel van die deling; kyk afdeling 5 hier onder.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Al die kategorieë van persoonlike data wat hier bo gelys word, kan vir hierdie doel gebruik word.

Versamel inligting oor jou gebruik van die Loopbaanwerf, deur koekies en ander volgingstegnologieë te gebruik, soos beskryf in ons koekiebeleid.

Geaffekteerde individue: Besoekers.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Toestelinligting.

Onderhou, ontwikkel, toets en andersins verseker die sekuriteit van die Loopbaanwerf.

Geaffekteerde individue: Besoekers.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Toestelinligting; Tegniese en statistiese data.

Ontleed hoe die Loopbaanwerf en die inhoud daarvan gebruik word en presteer, om statistieke te bekom en operasionele prestasie te verbeter.

Geaffekteerde individue: Besoekers.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Toestelinligting; Tegniese en statistiese data.

Hou jou op hoogte van vakatures by ons.

Geaffekteerde individue: Verbindende Kandidate.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Kontakinligting; Kommunikasiedata.

Gaan profiele en aansoeke na wat aan ons gestuur is. Dit sluit ook kommunikasie met jou oor jou aansoek en profiel in.

Geaffekteerde individue: Verbindende Kandidate; Aansoekende Kandidate.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Al die kategorieë van persoonlike data wat hier bo gelys word, kan vir hierdie doel gebruik word.

Versamel en evalueer jou professionele profiel op ons eie inisiatief. Dit sluit ook kommunikasie met jou oor jou profiel in.

Geaffekteerde individue: Verkrygde Kandidate; Verwysde Kandidate.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Al die kategorieë van persoonlike data wat hier bo gelys word, kan vir hierdie doel gebruik word.

Kontak jou direk oor spesifieke, toekomstige vakatures by ons.

Geaffekteerde individue: Kandidate.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Al die kategorieë van persoonlike data wat hier bo gelys word, kan vir hierdie doel gebruik word.

Neem die onderhoud(e) met jou op.

Geaffekteerde individue: Kandidate.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Kommunikasiedata.

Kontak jou om jou deelname aan opnames te versoek

Geaffekteerde individue: Kandidate.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Al die kategorieë van persoonlike data wat hier bo gelys word, kan vir hierdie doel gebruik word.

Kontak jou om jou te vra om inligting oor 'n Kandidaat te verskaf, en die inligting wat jy verskaf te evalueer.

Geaffekteerde individue: Verwysings.

Kategorieë van persoonlike data wat gebruik word: Kontakinligting; Kommunikasiedata.

5. Met wie deel ons jou persoonlike data?

Ons diensverskaffers. Ons deel jou persoonlike data met ons verskaffers wat dienste en funksionaliteit in ons werkgewerhandelsmerk- en werwingsproses verskaf. Dit sluit byvoorbeeld werwingsdiensverskaffers en die verskaffer van ons Loopbaanwerf en verwante aansoekervolgstelsel in.

Ons groepmaatskappye. Ons deel jou persoonlike data met ons groepmaatskappye wanneer hulle dienste en funksionaliteit aan ons werkgewerhandelsmerk- en werwingsproses verskaf, bv. toegang tot spesifieke stelsels en sagteware.

Maatskappye wat koekies op die Loopbaanwerf verskaf. Indien jy daartoe instem, word koekies deur ander maatskappye as ons gestel, wat die data wat deur daardie koekies versamel word, sal gebruik in ooreenstemming met hul eie privaatheidsbeleid. Jy kan inligting vind oor watter koekies dit van toepassing is in ons Koekiebeleid.

Aan owerhede en ander openbare akteurs – wanneer ons beveel word om dit te doen. Ons sal jou persoonlike data met owerhede en ander openbare akteurs deel wanneer ons 'n wetlike verpligting het om dit te doen.

Aan partye betrokke by regsgedinge. Indien nodig om ons regte te beskerm of te verdedig, deel ons jou persoonlike data met openbare owerhede of met ander partye wat betrokke is by 'n potensiële of bestaande regsgeding. Dit kan byvoorbeeld wees in die geval van diskriminasie-aansprake.

Samesmeltings en verkrygings ens. In verband met 'n potensiële samesmelting, verkoop van maatskappybates, finansiering of verkryging van ons hele besigheid of 'n deel daarvan aan 'n ander maatskappy, mag ons jou persoonlike data deel met ander partye wat by die proses betrokke is.

6. Op watter wetlike grondslag verwerk ons jou persoonlike data?

Om jou persoonlike data te kan verwerk, benodig ons ’n sogenaamde regsgrondslag. ’n Regsgrondslag is ’n rede vir die verwerking van persoonlike data wat geregverdig word ingevolge die GDPR.

Wanneer ons jou persoonlike data verwerk vir die doeleindes wat in hierdie privaatheidsbeleid beskryf word, is die regsgrondslag waarop ons staatmaak normaalweg dat die verwerking nodig is vir ons regmatige belang om talent met die relevante bevoegdheid vir ons te kan werf. Ons het tot die gevolgtrekking gekom dat ons ’n regmatige belang het om die persoonlike dataverwerking vir hierdie doel uit te voer; dat die verwerking nodig is om daardie doel te bereik; en dat ons belang swaarder weeg as jou reg om jou data nie vir hierdie doel te laat verwerk nie.

Jy kan ons kontak vir meer inligting oor hoe hierdie evaluering gemaak is. Kyk afdeling 9 en 10 hier onder vir ons kontakinligting.

Daar kan spesifieke omstandighede wees waar die verwerking slegs uitgevoer word indien en wanneer jy jou instemming tot die verwerking gee. Dit is byvoorbeeld die geval as ons voorstel om ’n onderhoud met jou op te neem. Kyk afdeling 9 hier onder vir meer inligting oor jou reg om jou toestemming te onttrek.

7. Wanneer dra ons jou persoonlike data na buite die EU/EEG oor, en hoe beskerm ons dit dan?

Ons streef altyd daarna om jou persoonlike data binne die EU/EEG-gebied te verwerk.

Sommige van ons diensverskaffers verwerk egter jou persoonlike data buite die EU/EEG. Ons gebruik ook verskaffers wie se moedermaatskappy, of wie se subkontrakteur se moedermaatskappy, buite die EU/EEG is. In hierdie gevalle het ons die risiko in ag geneem dat die persoonlike data aan lande buite die EU/EEG bekendgemaak kan word, byvoorbeeld as gevolg van 'n versoek van die owerheid.

In gevalle waar 'n ander ontvanger van jou persoonlike data (soos beskryf in afdeling 5 hier bo) buite die EU/EEG is, sal dit ook beteken dat jou persoonlike data na buite die EU/EEG oorgedra word.

Wanneer ons of een van ons verskaffers jou persoonlike data na buite die EU/EEG oordra, sal ons verseker dat 'n waarborg wat deur die GDPR erken word, gebruik word om die oordrag moontlik te maak. Ons gebruik die volgende voorsorgmaatreëls:

• 'n Besluit deur die EU-Kommissie dat die land buite die EU/EEG waarna u persoonlike data oorgedra word, 'n voldoende vlak van beskerming het, wat ooreenstem met die vlak van beskerming wat deur die GDPR gebied word. In die besonder maak ons staat op die EU-Kommissie se toereikendheidsbesluit vir die VSA via die sogenaamde EU-US Data Privacy Framework, en die toereikendheidsbesluit vir die VK.
• Gebruik van die EU-Kommissie se standaardklousules met die ontvanger van die persoonlike data buite die EU/EEG. Dit beteken dat die ontvanger waarborg dat die vlak van beskerming vir jou persoonlike data wat deur die GDPR gebied word, steeds van toepassing is, en dat jou regte steeds beskerm word.

Wanneer jou persoonlike data na buite die EU/EEG oorgedra word, implementeer ons ook toepaslike tegniese en organisatoriese voorsorgmaatreëls om die persoonlike data te beskerm in geval van openbaarmaking. Presies watter beskermingsmaatreëls ons implementeer, hang af van wat tegnies haalbaar en voldoende effektief is vir die spesifieke oordrag.

Indien jy meer inligting wil hê oor die gevalle waarin jou persoonlike data na buite die EU/EEG oorgedra word, kan jy ons kontak by die kontakinligting in afdeling 9 en 10 hier onder.

8. Vir hoe lank bewaar ons jou persoonlike data?

Alle individue

Indien ons jou persoonlike data verwerk met die doel om ons regte te beskerm en af te dwing, sal ons jou persoonlike data behou totdat die betrokke regskwessie volledig en finaal opgelos is.

Besoekers

Ons bewaar jou persoonlike data vir een (1) jaar vir sekuriteitsdoeleindes. Die bewaringstydperke vir koekies word uiteengesit in ons Koekiebeleid. Ons bewaar jou persoonlike data om die prestasie van die Loopbaanwerf te ontleed vir so lank ons persoonlike data oor jou vir ander doeleindes bewaar.

Kandidate

Indien jy (slegs) ’n Verbindende Kandidaat is, bewaar ons jou persoonlike data vir so lank jy met ons verbind bly.

Vir ander tipes Kandidate bewaar ons jou persoonlike data om te besluit of jy ’n geskikte kandidaat vir die betrokke vakature(s) by ons is.

Indien jy nie in die aanvanklike werwingsproses slaag nie, behou ons jou persoonlike data vir so lank as nodig om jou te oorweeg en moontlik met jou in verbinding te tree vir relevante toekomstige werkgeleenthede.

Indien jy aangestel word, sal ons jou persoonlike data gedurende jou duur van indiensneming behou, vir ander doeleindes as hier bo genoem, waarvan jy in kennis gestel sal word.

Verwysings

Ons bewaar jou persoonlike data vir so lank ons die persoonlike data van die Kandidaat vir wie jy as verwysing opgetree het, bewaar.

9. Watter regte het jy, en hoe kan jy dit uitoefen?

In hierdie afdeling is inligting oor die regte wat jy het wanneer ons jou persoonlike data verwerk. Soos hier onder beskryf, tree sommige van die regte slegs in werking wanneer ons jou persoonlike data ingevolge ’n spesifieke regsgrondslag verwerk.

Indien jy enige van die regte wat hier gelys word, wil uitoefen, stel ons voor dat jy die volgende doen:

• Besoek die Data-en-privaatheid-bladsy op ons Loopbaanwerf, waar ons funksies bied waarmee jy jou regte kan uitoefen;
• Meld aan by jou rekening by ons, waar jy die instellings in die rekening kan gebruik om jou regte uit te oefen; of
• Kontak ons direk by thene@ikebanastrategies.co.za.

Reg om ingelig te word

Jy het die reg om ingelig te word oor hoe ons jou persoonlike data verwerk. Jy het ook die reg om ingelig te word indien ons van plan is om jou persoonlike data te verwerk vir enige ander doel as waarvoor dit oorspronklik versamel is.

Ons verskaf vir jou sulke inligting deur hierdie privaatheidsbeleid, deur bywerkings op ons Loopbaanwerf (kyk ook afdeling 11 hier onder), en deur enige vrae wat jy aan ons vra, te beantwoord.

Reg om toegang tot jou persoonlike data te verkry.

Jy het die reg om te weet of ons persoonlike data oor jou verwerk, en om ’n afskrif van die data wat ons oor jou verwerk, te ontvang. In verband met die ontvangs van die kopie van jou data, sal jy ook inligting ontvang oor hoe ons jou persoonlike data verwerk.

Reg om toegang tot jou persoonlike data te verkry en ’n oordrag daarvan aan ’n ander ontvanger te versoek (“datadraagbaarheid”).

Jy kan ’n afskrif versoek van die persoonlike data met betrekking tot jou wat ons verwerk vir die uitvoering van ’n kontrak met jou, of gebaseer op jou toestemming, in ’n gestruktureerde, algemeen gebruikte, masjienleesbare formaat. Dit sal jou in staat sel om hierdie data elders te gebruik, byvoorbeeld om dit na ’n ander ontvanger oor te dra. Indien tegnies moontlik, het jy ook die reg om te versoek dat ons jou data direk aan ’n ander ontvanger oordra.

Reg om jou persoonlike data te laat uitvee (“reg om vergeet te word”).

In sommige gevalle het jy die reg dat ons persoonlike data oor jou laat verwyder. Dit is byvoorbeeld die geval as dit nie meer nodig is vir ons om die data te verwerk vir die doel waarvoor ons dit versamel het nie; as jy jou toestemming terugtrek; as jy beswaar gemaak het teen die verwerking en daar geen regmatige, oorheersende regverdigings vir die verwerking is nie. (Vir die afsonderlike reg om beswaar te maak, kyk hier onder.)

Reg om beswaar te maak teen ons verwerking van jou persoonlike data.

Jy het die reg om beswaar te maak teen die verwerking van jou persoonlike data wat gebaseer is op ons regmatige belang, deur te verwys na jou persoonlike omstandighede.

Reg om verwerking in te perk.

Indien jy meen dat die persoonlike data wat ons oor jou verwerk, onakkuraat is, dat ons verwerking onwettig is, of dat ons die inligting nie vir ’n spesifieke doel benodig nie, het jy die reg om te versoek dat ons die verwerking van sodanige persoonlike data in te perk. Indien jy beswaar maak teen ons verwerking soos hier bo beskryf, kan jy ons ook versoek om die verwerking van daardie persoonlike data in te perk terwyl ons jou versoek evalueer.

Wanneer ons verwerking van jou persoonlike data ingeperk word, sal ons (met die uitsondering van stoorplek) die data slegs met jou toestemming verwerk of vir die vestiging, uitoefening of verdediging van regseise, om die regte van ’n ander natuurlike of regspersoon te beskerm, of om redes wat verband hou met ’n belangrike openbare belang.

Reg op regstelling.

Jy het die reg om te versoek dat ons onakkurate inligting regstel, en dat ons inligting oor jou wat jy as onvolledig beskou, voltooi.

Reg om jou instemming terug te trek.

Wanneer ons jou persoonlike data verwerk op grond van jou instemming, het jy die reg om daardie instemming te eniger tyd terug te trek. Indien jy dit doen, sal ons ophou om jou data te verwerk vir die doeleindes waarvoor jy jou instemming ingetrek het. Dit beïnvloed egter nie die wettigheid van verwerking wat gebaseer was op jou toestemming voordat dit teruggetrek is nie.

Reg om ’n klagte in te dien.

Indien jy klagtes het oor ons verwerking van jou persoonlike data, mag jy ’n klagte indien by die databeskermingsowerheid in South Africa. Hul kontakinligting is hier.

Jy kan ook ’n klagte indien by jou nasionale databeskermingsowerheid, wat jy hier kan vind as jy in die EU is. As jy in die VK is, kan jy ’n klagte by die Inligtingskommissaris se Kantoor indien, hier.

10. Wie kan jy kontak met opmerking of vrae?

Indien jy ons wil kontak om jou regte uit te oefen, of indien jy enige vrae, opmerking of kommer het oor hoe ons jou persoonlike data hanteer, kan jy ons bereik deur ’n e-pos te stuur na thene@ikebanastrategies.co.za.

11. Bywerkings by hierdie privaatheidsbeleid

Ons werk hierdie privaatheidsbeleid by wanneer nodig – byvoorbeeld omdat ons jou persoonlike data op ’n nuwe manier begin verwerk, omdat ons die inligting vir jou nog duideliker wil maak, of indien dit nodig is om te voldoen aan toepaslike databeskermingswette.

Besoek hierdie bladsy om te kontroleer vir enige veranderinge. Jy kan altyd bo-aan hierdie bladsy sien wanneer hierdie privaatheidsbeleid laas bygewerk is.